Jahresmeldung nach § 26 KCanG vorbereiten

Welche Frist gilt für die Jahresmeldung?

Bis zum 31. Januar sind die Angaben für das vorangegangene Kalenderjahr elektronisch zu übermitteln. § 26 Absatz 2 verlangt die anonymisierte Übermittlung der dokumentierten Angaben aus Absatz 1. Zusätzlich fordert Absatz 3 eine Mengenmeldung: angebautes, weitergegebenes und vernichtetes Cannabis sowie den Bestand zum Jahresende, jeweils in Gramm und aufgeschlüsselt nach Sorte und durchschnittlichem THC- und CBD-Gehalt.

Laufende Dokumentation und Jahresmeldung auseinanderhalten

Absatz 1 umfasst unter anderem Bestände, Bezugsdaten von Vermehrungsmaterial, Anbaumengen, Vernichtung und Weitergaben. Diese Aufzeichnungen sind nach Absatz 2 fünf Jahre aufzubewahren; auf Verlangen erhält die Behörde sie elektronisch. Bei der jährlichen Übermittlung nach Absatz 2 müssen die Angaben anonymisiert sein. Eine Weitergabeliste allein bildet weder die gesamte Dokumentation noch die Mengenmeldung nach Absatz 3 ab.

Sechs Schritte vor der Übermittlung

1. Zeitraum und Zuständigkeit festlegen

   Legt für den Abschluss das Kalenderjahr, verantwortliche Vorstandsmitglieder und eine zweite prüfende Person fest. Klärt vorab, welches Portal oder Dateiformat eure Behörde erwartet. Plant Zeit für Rückfragen ein und bewahrt die Eingangsbestätigung zusammen mit der eingereichten Fassung auf.

2. Belege vollständig zusammenführen

   Sammelt Anbau- und Ernteaufzeichnungen, Laborbefunde, Weitergaben, Vernichtungsbelege und Lagerbewegungen für denselben Zeitraum. Bezieht Vermehrungsmaterial in die laufende Dokumentation ein. Prüft bei einem Softwarewechsel auch die Aufzeichnungen aus dem alten System; ein neuer Zugang ersetzt keine historischen Belege.

3. Jahresendbestand nachvollziehen

   Gleicht Anfangsbestand, Anbaumenge, Weitergaben, Vernichtung und Endbestand je Sorte ab. Nutzt für den 31. Dezember den damaligen Bestand, nicht den aktuellen Lagerstand. Prüft Differenzen anhand der Buchungen: Wurde eine Bewegung doppelt erfasst, im falschen Jahr verbucht oder noch nicht dokumentiert? Haltet begründete Korrekturen nachvollziehbar fest.

4. Sorten und Messwerte prüfen

   Verknüpft die Sortenbezeichnung mit den passenden Chargen und Messnachweisen. Ein fehlender THC- oder CBD-Wert ist keine gemessene Null. Vermeidet ungeprüfte Katalogwerte und erläutert, wie ihr Durchschnittswerte ermittelt. Umbenannte Sorten dürfen nicht dazu führen, dass historische Mengen verschwinden oder doppelt auftauchen.

5. Export und Datenschutz kontrollieren

   Öffnet jede erzeugte Datei selbst. Stimmen Jahr, Einheiten und Summen mit den Aufzeichnungen überein? Enthält die jährliche anonymisierte Fassung noch Namen oder andere Angaben, die eine Person erkennbar machen? Prüft das gesamte Dokument, auch Freitextfelder. Verwechselt eine personenbezogene Auskunft auf behördliches Verlangen nicht mit der jährlichen anonymisierten Übermittlung.

6. Vollständigkeit gemeinsam freigeben

   Lasst eine zweite Person die Mengen, Messwerte und Anlagen mit den Belegen abgleichen. Dokumentiert offene Punkte und klärt sie vor der Abgabe mit der zuständigen Stelle. Speichert die tatsächlich eingereichte Version und den Übermittlungsnachweis so, dass euer Vorstand sie später wiederfindet.

Was HerbTrack bei der Vorbereitung unterstützt

HerbTrack stellt Jahresberichtsdaten je Sorte mit Anfangsbestand, Anbau, Weitergabe, Vernichtung und Endbestand sowie THC-/CBD-Angaben bereit. Die Plausibilitätsprüfung zeigt Abweichungen in der Mengenbilanz. Zusätzlich lässt sich das Weitergabejournal als CSV für Cannabis und Vermehrungsmaterial exportieren, mit einer anonymisierten Standardfassung und einer gesonderten personenbezogenen Fassung für behördliche Anfragen.

Das Weitergabejournal ist ein Teil der Unterlagen, kein vollständiger Ersatz für sämtliche Pflichten aus § 26. Prüft die eingetragenen Daten, die tatsächliche Anonymisierung und die Vorgaben eurer Behörde selbst. Ein Export ist auch noch keine elektronische Einreichung bei der Behörde.

Wo wird die Jahresmeldung eingereicht?

Maßgeblich ist die für euren Verein zuständige Behörde. Bayern stellt beispielsweise für die Mengenmeldung nach § 26 Absatz 3 ein eigenes Onlineverfahren bereit. Übertragt diesen Ablauf nicht ungeprüft auf andere Bundesländer: Fragt dort nach dem Übermittlungsweg und den benötigten Anlagen.

BayernPortal: Verfahren zur jährlichen Mengenmeldung