Mitgliederverwaltung für Cannabis Social Clubs
HerbTrack verbindet Mitgliedsanträge, Mitgliederbestand und Beitragsstatus. Ihr entscheidet über Aufnahmen, behaltet aktive und ruhende Mitgliedschaften im Blick und könnt bestehende Mitgliederdaten per CSV übernehmen. Entdeckt die Abläufe mit Beispieldaten.
Ihr baut Euren Verein auf
Organisiert Anfragen und Zuständigkeiten, bevor der Alltag am Tresen beginnt. Eine Anfrage ist noch keine Mitgliedschaft: Der Vorstand entscheidet über die Aufnahme. Das Mitglieder-Cockpit zeigt offene Anträge und freie Plätze; die eigene Wartelistenansicht unterstützt die Bearbeitung.
Gründung Schritt für Schritt vorbereitenIhr organisiert den laufenden Betrieb
Findet Mitglieder über die Liste und unterscheidet aktive, ruhende und Mitgliedschaften mit offenen Beiträgen. So könnt Ihr konkrete Rückfragen vorbereiten und Zustände nachvollziehen. Für die Übernahme aus einem anderen System beginnt Ihr mit einer CSV-Vorschau und prüft anschließend das Ergebnis.
Weitere Abläufe der Vereinsverwaltung ansehenEine Aufnahme. Zwei Perspektiven.
Öffne einen Antrag, entscheide als Vorstand und entdecke anschließend den Vereinsbereich aus Mitgliedssicht. Beide Ansichten gehören zum selben Beispiel.
Fiktive Datensätze · keine Anmeldung · kein Upload · keine Nachrichten oder Änderungen an echten Vereinen.
Vom Antrag zum Vereinsmitglied
Ausgangspunkt: ein verwalteter Beispielverein mit 16 Mitgliedschaften und drei offenen Anträgen. Begleite Alex vom Antrag bis in den Vereinsbereich.
- Mitglieder
- 16 / 500
- Freie Plätze
- 484
- Ruhend
- 1
- Offene Anträge
- 3
- 1Antrag ansehen
- 2Aufnahme bestätigen
- 3Mitgliedsbereich entdecken
Du als Vorstand
CSC Grünwerk Berlin e.V.Warteliste · 3 offene Anträge
Alex möchte Mitglied werden. Öffne den Antrag und schau Dir an, was eine Aufnahme auf beiden Seiten verändert.
Alex als Mitglied
Alex Beispiel · BeispielansichtMeine Mitgliedschaft
CSC Grünwerk Berlin e.V.
AngefragtDeine Anfrage liegt beim Verein. Eine aktive Mitgliedschaft und eine Mitgliedsnummer bestehen noch nicht.
Beide Ansichten zeigen denselben Beispielvorgang vor und nach der Entscheidung. Die Darstellung ist vereinfacht; es werden keine Nachrichten versandt und keine echten Konten verändert.
Was passiert, wenn der Verein schon voll ist?
Separater Vergleich: 499 aktive und eine ruhende Mitgliedschaft belegen alle 500 Plätze. Ein weiterer Antrag ist offen. Dein Aufnahmebeispiel oben bleibt erhalten.
Aufnahme bewusst entscheiden
Die Entscheidung über einen Antrag bleibt beim Verein. Bei der Annahme prüft HerbTrack die im System hinterlegte Kapazität und Konflikte mit bereits aktiven Mitgliedschaften innerhalb HerbTracks. Das ersetzt weder die Selbstauskunft zu anderen Anbauvereinigungen noch die erforderlichen Nachweise. Mitgliedschaft und Berechtigung zur Cannabisweitergabe sind unterschiedliche Prüfungen.
Status und Beiträge gemeinsam überblicken
Im Mitgliederbereich stehen Cockpit und Liste zur Verfügung. Filter für aktive und ruhende Mitgliedschaften sowie offene Beiträge führen zur passenden Auswahl. Die Liste zeigt unter anderem Mitgliedsnummer, Mitgliedsart und Beitragsstatus. Ein offener Beitrag ist ein Anlass zum Prüfen; die Anzeige entscheidet nicht über vereinsrechtliche Konsequenzen.
CSV-Import prüfen, bevor Ihr übernehmt
Ordnet die Spalten Eurer Datei zu und prüft die Vorschau auf ungültige Zeilen, Dubletten und Kapazität. Bei der Übernahme werden die Daten erneut gegen den aktuellen Bestand geprüft. Einzelne Zeilen können übernommen und andere übersprungen werden: Vergleicht deshalb immer Ergebnis, Gründe und Ausgangsdatei. Ein Import überträgt keine historischen Ausgaben, Belege oder Identitätsnachweise.
Import bedeutet nicht automatisch verifiziert
Der CSV-Import erstellt aktive Mitgliedschaften, führt aber keine Identitätsprüfung durch. Bestehende Nutzerkonten behalten ihre vorhandenen Daten und ihren Verifikationsstatus. Ohne gültige Verifikation bleibt die Cannabisweitergabe gesperrt. Bewahrt erforderliche Erklärungen und Nachweise aus dem bisherigen Verfahren auf und klärt, welche Angaben noch fehlen.
Mitgliederexport mit klarem Umfang
Der CSV-Mitgliederexport enthält aktive und ruhende Mitgliedschaften mit Name, E-Mail, Mitgliedsnummer, Status, Mitgliedsart, Beitragsindikator und Beitrittsdatum. Er ist kein vollständiges Archiv aller Vereinsdaten. Weitergabejournale und Jahresberichtsdaten sind gesonderte Unterlagen; legt vor einem Wechsel fest, welche weiteren Aufzeichnungen Ihr sichern müsst.
Aufnahmevoraussetzungen im Gesetz: § 16 KCanG
Berechtigungen und Zuständigkeiten klären
Mitgliedsanträge entscheiden und Mitgliedschaften bearbeiten können berechtigte Initiator*innen und Vorstandsmitglieder des jeweiligen Vereins. HerbTrack prüft diese Verwaltungsberechtigung serverseitig. Zustandsänderungen werden im Verwaltungsprotokoll erfasst. Legt im Team fest, wer Anträge prüft, Beiträge kontrolliert und Rückfragen übernimmt.
Ruhend stellen oder eine Mitgliedschaft beenden
Berechtigte Vereinsverwalter*innen können aktive Mitgliedschaften ruhend stellen, reaktivieren oder beenden. Ruhende Mitgliedschaften belegen weiterhin einen Platz; beendete geben ihn frei. Beim Beenden wird auch eine zugehörige aktive Beitragsbindung beendet. Die letzte aktive Vorstandsmitgliedschaft lässt sich nicht auf diesem Weg beenden. Klärt Austritt, Fristen und gegebenenfalls Ausschluss nach Euren Vereinsregeln; eine Statusänderung ersetzt dieses Verfahren nicht.
Fragen aus der Mitgliederverwaltung
Ja, per CSV mit Spaltenzuordnung und Vorschau. Prüft das Ergebnis nach der Übernahme: Erfolgreiche und übersprungene Zeilen werden getrennt zurückgemeldet. Fehlende Nachweise werden durch den Import nicht ersetzt.
HerbTrack kann Konflikte mit Mitgliedschaften erkennen, die innerhalb der Plattform hinterlegt sind. Eine vollständige Prüfung aller Anbauvereinigungen in Deutschland ist damit nicht verbunden.
Nein. Die interaktive Vorschau verwendet erfundene Daten. Ihr könnt Ansichten, Filter und eine Importvorschau ausprobieren, ohne Mitglieder anzulegen oder Nachrichten zu versenden.
Passt der Ablauf zu Eurem Verein?
Vergleicht Aufnahme, laufende Verwaltung und Datenübernahme mit Euren eigenen Zuständigkeiten. Die Software-Prüffragen und die Preisübersicht helfen Euch bei der Entscheidung.