Deinen CSC
ruhig verwalten.
Mitglieder, Anbau, Lager, Abgabe und Compliance auf einer Oberfläche — vieles schon heute live. Abgabe-Limits werden vor der Buchung geprüft, nicht erst danach dokumentiert.
Von der Anbaucharge zur dokumentierten Weitergabe.
Drei Schritte. Kein Sales-Call.
Mitglieder verwalten
CRM, 360°-Profil, Aufnahme-Workflow, Postfach & Rundschreiben, QR-Mitgliedsausweis.
Am Tresen abgeben
QR scannen, Sorte + Menge — die CanG-Limits werden vor der Buchung geprüft.
Behörden bedienen
Erfasste Mengen und Weitergaben auswerten und Mitgliedsdaten als CSV exportieren. Prüft Vollständigkeit und den Umfang der angefragten Unterlagen.
Sieh, wie ruhig Betrieb sein kann.
Diese Vorschau zeigt ausgewählte Kennzahlen mit fiktiven Daten. Im interaktiven Aufnahmebeispiel könnt Ihr anschließend eine Vorstandsentscheidung und die Mitgliedssicht durchspielen.
Aufnahme selbst ausprobierenVier Bausteine, ein Versprechen.
Mitglieder-CRM
Cockpit, Liste, 360°-Profil, Aufnahme-Workflow, Postfach & Rundschreiben, Events — alles live.
Anbau & Lager
Anbau-Lifecycle über 11 Stationen — von Mutterpflanze & Steckling bis Curing & Fertig, inkl. Vernichtung (§ 26). Ernte ins Lager, Bewegungs-Tracking.
Compliance blockt
25 g/Tag, 50 g/Monat, 30 g & ≤10 % THC für 18–20 — vor der Buchung geprüft, nicht danach.
QR-Mitgliedsausweis
Rotierender 30-Tage-Token, Staff-Scan am Tresen inklusive Alters-Check (§ 19).
Ein Cockpit für den ganzen Verein.
Mitglieder & Zusammenarbeit
Mitglieder
Postfach
Mitteilungen
Termine
QR-Mitgliedsausweis
Skills-Netzwerk
Anbau & Bestand
Sorten
Anbau
Lager
Weitergabe & Beiträge
Ausweis-Check & Abgabe
Beiträge
Kasse
Nachweise & Exporte
Compliance & Audit
CSV-Export
§ 26 Lager-Jahresbericht
Vereinsüberblick & Assistenz
Übersicht
Profil
Echtzeit
Ready-Score
KI-Assistenz
Beitragsmodelle verwalten und Buchungen auswerten.
Ein fester wiederkehrender Beitrag für Eure Mitglieder.
Mitglieder wählen ihre Stufe — von Wenig- bis Vielnutzer*in. Fair segmentiert, einfach erklärt.
Beitragsmodell mit Mengenstaffeln. Prüft die rechtliche und steuerliche Ausgestaltung für Euren Verein.
Grundbeitrag plus variable Komponente — flexibel, ohne dass die Buchhaltung im Chaos endet.
Guthaben und zugehörige Buchungen im Beitragskonto nachvollziehen.
Beiträge zur Kostendeckung und Spenden als getrennte Komponenten erfassen. Die Ausgestaltung prüft Ihr für Euren Verein.
Echter vs. unechter Beitrag — pro Komponente klassifiziert, § 19 UStG Kleinunternehmer per Schalter.
SEPA-Mandate erfassen und widerrufen. Der automatische Lastschrifteinzug ist noch geplant.
Bei eingerichteter PayPal-Anbindung können Mitglieder Beiträge an den Club zahlen. Bestätigte Zahlungen werden als Beitragsbuchungen erfasst.
Belege zu erfassten Beitragszahlungen. Prüft die Angaben für Eure Buchhaltung.
Erfasste Beitragsbuchungen als DATEV-Buchungsstapel exportieren. Konten und Beratungsdaten müssen eingerichtet sein; ein Export umfasst einen Zeitraum innerhalb eines Kalenderjahres.
Erfasste Beitragsbuchungen für die Buchhaltung auswerten. Aufbewahrung und steuerliche Anforderungen klärt Ihr mit Eurer Beratung.
Von Tabellen zur CSC-Verwaltung: den Wechsel vorbereiten
Eine neue Software löst uneinheitliche Vereinsdaten nicht von selbst. Mit einer klaren Übergabe verhindert Ihr doppelte Pflege und fehlende Einträge. Diese vier Schritte helfen Euch beim Wechsel von Tabellen oder einer anderen Vereinssoftware.
Daten und Zuständigkeiten sammeln
Haltet fest, wo Mitgliederstammdaten, Anträge, Beiträge und Lagerbewegungen liegen. Benennt für jeden Bereich eine verantwortliche Person. Prüft Dubletten, fehlende Angaben und widersprüchliche Status, bevor Ihr Daten übernehmt. Arbeitskopien gehören in einen geschützten Bereich mit begrenztem Zugriff.
Übernahme und Exporte vorab klären
Fragt nach unterstützten Dateiformaten, Pflichtfeldern und dem Umgang mit historischen Einträgen. Ein CSV-Export bedeutet nicht automatisch, dass dieselbe Datei importiert werden kann. Prüft anhand einer anonymisierten Beispieldatei, was übertragbar ist, welche Nachweise separat erhalten bleiben und welcher Aufwand entsteht.
Einen vollständigen Ablauf testen
Geht mit Testdaten Aufnahme, Beitragsverwaltung, Lagerzugang und Weitergabe durch. Nehmt auch einen fehlerhaften Eintrag, eine Korrektur und einen Export dazu. Bezieht Vorstand und die Menschen am Tresen ein: Alle sollten ihre Aufgaben und Zugriffsrechte vor dem Start verstehen.
Stichtag und Kontrollrunde festlegen
Legt fest, bis wann Ihr im alten und ab wann Ihr im neuen System dokumentiert. Gleiche Vorgänge dürfen nicht unbemerkt doppelt erfasst werden. Gleicht Mitgliederzahlen, offene Beiträge und Lagerbestände zum Stichtag ab und wiederholt den Abgleich nach dem ersten Arbeitstag. Haltet Abweichungen und ihre Klärung schriftlich fest.
Die Checkliste beschreibt Eure Vorbereitung. Welche Daten und historischen Vorgänge sich konkret nach HerbTrack übernehmen lassen, klärt Ihr vor dem Wechsel. Archivierung und Aufbewahrung bestehender Nachweise plant Ihr gesondert.
In fünf Schritten startklar.
Mitglieder onboarden
Aufnahme-Workflow, 360°-Profil, QR-Ausweis, Postfach & Rundschreiben.
Am Tresen abgeben
QR scannen, Sorte + Menge — Limits blocken vor der Buchung.
Anbau tracken
Vom Steckling zur Charge: 11 Stationen, Ernte ins Lager, Bewegungen.
Compliance läuft mit
25 g/Tag und 50 g/Monat werden anhand erfasster Vorgänge geprüft; Weitergaben werden dokumentiert.
Behörden bedienen
Erfasste Mengen und Weitergaben auswerten, Mitgliedsdaten als CSV exportieren und Unterlagen vor der Übermittlung prüfen.
Alles, was Du wissen willst.
Mitglieder-CRM, Aufnahme, Postfach & Rundschreiben, Events, Sorten-Katalog, Anbau (11 Stationen), Lager, Abgabe mit Limit-Prüfung, QR-Mitgliedsausweis, Echtzeit-Benachrichtigungen und die KI-Assistenz „Frag HerbTrack“.
Die CanG-Limits (25 g/Tag, 50 g/Monat; 30 g & ≤10 % THC für 18–20) werden vor jeder Abgabe geprüft. Würde eine Abgabe das Limit überschreiten, wird sie gar nicht erst gebucht.
Die Identitätsprüfung läuft über einen externen Dienstleister. HerbTrack verarbeitet benötigte Prüfergebnisse und Identitätsangaben für Zugang und Mitgliedschaft. Welche Daten das umfasst, erläutern die Datenschutzhinweise.
HerbTrack stellt für § 26 Abs. 3 KCanG pro Sorte erfasste Anbau-, Weitergabe- und Vernichtungsmengen sowie den Jahresendbestand zusammen. Hinzu kommen Weitergabedokumentation und Mitgliederexporte als CSV. Prüft Daten und Anforderungen Eurer Behörde; die Übermittlung nehmt Ihr selbst vor.
Beiträge und Weitergaben werden getrennt erfasst. Der Club kann zusätzlich eine Abgabesperre bei Beitragsrückständen aktivieren. Dann blockiert die Software betroffene Buchungen; ein berechtigtes Vorstandsmitglied kann eine begründete Ausnahme dokumentieren. Das beschreibt die Funktion, nicht die rechtliche Zulässigkeit Eurer Hausregel.
Die Kassen-Auswertung ist eine Buchhaltungs- und Überblickshilfe: Umsatz je USt-Satz, Zahlarten, Belege — als CSV exportierbar. Sie ist bewusst kein fiskalischer Z-Bericht und kein DSFinV-K-Export. Ob Eure Kasse ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ist (§ 146a AO, TSE-Pflicht), klärt Ihr mit Eurer Steuerberatung.
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