Gestiona tu CSC
con tranquilidad.
Socios, cultivo, inventario, dispensación y cumplimiento en una sola superficie — mucho ya en vivo hoy. Los límites de dispensación se verifican antes de registrar, no solo se documentan después.
Del lote de cultivo a la entrega documentada.
Tres pasos. Sin llamada comercial.
Gestionar socios
CRM, perfil 360°, flujo de admisión, buzón y circulares, carné de socio QR.
Dispensar en el mostrador
Escanea el QR, variedad + cantidad — los límites CanG se verifican antes de registrar.
Atender a las autoridades
Revisad cantidades y entregas registradas y exportad datos de miembros en CSV. Comprobad la integridad y el alcance de la documentación solicitada.
Mira lo tranquila que puede ser la operación.
Esta vista previa muestra indicadores seleccionados con datos ficticios. En el ejemplo interactivo de admisión podéis seguir una decisión de la junta y la perspectiva de la persona admitida.
Probar el proceso de admisiónCuatro piezas, una promesa.
CRM de socios
Panel, lista, perfil 360°, flujo de admisión, buzón y circulares, eventos — todo en vivo.
Cultivo e inventario
Ciclo de cultivo en 11 estaciones — de planta madre y esqueje a curado y terminado, incl. destrucción (§ 26). Cosecha al inventario, seguimiento de movimientos.
El cumplimiento bloquea
25 g/día, 50 g/mes, 30 g y ≤10% de THC para edades 18–20 — verificado antes de registrar, no después.
Carné de socio QR
Token rotatorio de 30 días, escaneo del personal en el mostrador, incluido el control de edad (§ 19).
Un panel para toda la asociación.
Miembros y colaboración
Socios
Buzón
Comunicados
Citas
Carné de socio QR
Red de Skills
Cultivo y existencias
Variedades
Cultivo
Inventario
Distribución y cuotas
Control de documento y dispensación
Cuotas
Caja
Registros y exportaciones
Cumplimiento y auditoría
Exportación CSV
Informe anual de inventario § 26
Resumen del club y asistencia
Resumen
Perfil
Tiempo real
Ready-Score
Asistencia de IA
Gestionad modelos de cuotas y revisad operaciones.
Una cuota periódica fija para vuestros miembros.
Los socios eligen su nivel — de usuario ocasional a intensivo. Segmentado de forma justa, explicado de forma sencilla.
Modelo de cuotas con tramos de cantidad. Revisad su configuración legal y fiscal para vuestro club.
Cuota base más un componente variable — flexible, sin que la contabilidad acabe en el caos.
Consultad el saldo y sus operaciones en la cuenta de cuotas.
Registrad cuotas para cubrir costes y donaciones como componentes separados. Revisad la configuración para vuestro club.
Cuota real vs. no real — clasificada por componente, régimen de pequeña empresa del § 19 UStG con un interruptor.
Registrad y revocad mandatos SEPA. El cobro automático por domiciliación sigue previsto.
Con PayPal configurado, los miembros pueden pagar cuotas al club. Los pagos confirmados se registran como operaciones de cuotas.
Justificantes de pagos de cuotas registrados. Comprobad los datos para vuestra contabilidad.
Exportad pagos de cuotas registrados como lote DATEV. Deben configurarse las cuentas y los datos de asesoría; cada exportación abarca un periodo dentro de un año natural.
Revisad los pagos de cuotas registrados para la contabilidad. Consultad conservación y requisitos fiscales con vuestra asesoría.
De las hojas de cálculo a la gestión del CSC: preparar el cambio
Un software nuevo no corrige por sí solo los datos incoherentes del club. Una transición clara ayuda a evitar trabajo duplicado y registros incompletos. Estos cuatro pasos os ayudan a pasar de hojas de cálculo u otro programa de gestión a un nuevo sistema.
Reunir los datos y asignar responsabilidades
Anotad dónde se guardan los datos de miembros, solicitudes, cuotas y movimientos de almacén. Asignad una persona responsable a cada área. Revisad duplicados, datos incompletos y estados contradictorios antes de transferirlos. Guardad las copias de trabajo en un espacio protegido con acceso limitado.
Aclarar la migración y las exportaciones
Preguntad por los formatos admitidos, campos obligatorios y registros históricos. Poder exportar un CSV no significa que ese mismo archivo se pueda importar. Con un ejemplo anonimizado, comprobad qué se puede transferir, qué documentos necesitan un archivo separado y cuánto trabajo implica.
Probar un proceso completo
Recorred con datos de prueba la admisión, las cuotas, la entrada en almacén y la entrega. Incluid un registro erróneo, una corrección y una exportación. Involucrad a la junta y al equipo de entrega: todas las personas deben conocer sus tareas y permisos antes de empezar.
Fijar la fecha de cambio y las comprobaciones
Acordad cuándo se deja de registrar en el sistema anterior y cuándo se empieza en el nuevo. Una misma operación no debe duplicarse sin detectarlo. Contrastad el número de miembros, las cuotas pendientes y las existencias al cambiar, y repetidlo tras la primera jornada. Documentad las diferencias y su resolución.
Esta lista describe vuestra preparación. Antes del cambio, confirmad qué datos y operaciones históricas se pueden transferir a HerbTrack. Planificad por separado el archivo y la conservación de los documentos existentes.
A punto en cinco pasos.
Incorporar socios
Flujo de admisión, perfil 360°, carné QR, buzón y circulares.
Dispensar en el mostrador
Escanea el QR, variedad + cantidad — los límites bloquean antes de registrar.
Seguir el cultivo
Del esqueje al lote: 11 estaciones, cosecha al inventario, movimientos.
El cumplimiento va de la mano
Se comprueban 25 g/día y 50 g/mes según las operaciones registradas; las entregas se documentan.
Atender a las autoridades
Revisad cantidades y entregas registradas, exportad datos de miembros en CSV y comprobad los documentos antes de enviarlos.
Todo lo que quieres saber.
CRM de socios, admisión, buzón y circulares, eventos, catálogo de variedades, cultivo (11 estaciones), inventario, dispensación con control de límites, carné de socio QR, notificaciones en tiempo real y la asistencia de IA “Pregunta a HerbTrack”.
Los límites CanG (25 g/día, 50 g/mes; 30 g y ≤10% de THC para edades 18–20) se verifican antes de cada dispensación. Si una dispensación superara el límite, ni siquiera se registra.
La verificación de identidad utiliza un proveedor externo. HerbTrack trata resultados de verificación y datos de identidad necesarios para el acceso y la membresía. La política de privacidad detalla estos datos.
Para el § 26.3 KCanG, HerbTrack reúne por variedad las cantidades registradas de cultivo, entrega y destrucción y las existencias al cierre del año. También ofrece documentación de entregas y exportaciones CSV de miembros. Comprobad los datos y requisitos de vuestra autoridad; realizáis el envío por vuestra cuenta.
Las cuotas y las entregas se registran por separado. El club puede activar además un bloqueo de entregas por cuotas pendientes. El software bloquea entonces las operaciones afectadas; una persona autorizada de la junta puede documentar una excepción motivada. Esto describe la función, no la validez legal de vuestra norma interna.
La evaluación de caja es una ayuda contable y de visión general: facturación por tipo de IVA, métodos de pago, recibos — exportable como CSV. Deliberadamente no es un informe Z fiscal ni una exportación DSFinV-K. Si vuestra caja es un sistema electrónico de registro con función de caja (§ 146a AO, obligación de TSE) es algo que debéis aclarar con vuestra asesoría fiscal.
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